Hur man förbereder sig inför telefonsamtal och möten
by Ted Forssblad on januari 13, 2010
Ett väl genomfört telefonsamtal kan vara avgörande för din verksamhet, karriär eller privatliv. Genom att förbereda sig sig väl så minskar riskerna att samtalet ska misslyckas eller gå i någon oväntat dålig riktning. Planering är många gånger i livet en kritisk framgångsfaktor och kan vara skillnaden mellan flipp eller flopp.
Det finns säkert flera sätt man kan göra för att planera samtal men metoden I D.O ART är en väldigt bra metod för just detta. I D.O ART är ett verktyg för att förbereda sig inför telefonsamtal och möten och vad bokstäverna I D.O ART betyder följer här nedan.
I = Intention
Vad är syftet med samtalet? Varför lyfter du luren och ringer detta samtal?
D.O = Desired Outcome
Vad är målet med samtalet? Vad är det bästa som skulle kunna komma från detta telefonsamtal?
A = Agenda
Hur ser agendan ut för telefonsamtalet? Vad ska du säga och i vilken ordning? Vilka ämnen och frågor ska du ta upp?
R = Roles
Vilka roller har ni? Vem är du och vem är den du pratar med? Ringer du i egenskap av privatperson eller företagsledare? Finns det förhållningsregler du bör ha i åtanke när
T = Time
Keep it simple
Man behöver inte nödvändigtvis vara väldigt detaljerad och skriva långa stycken för varje punkt utan det kan räcka med att man tar sig tid och sätter sig och skriver ett par enkla stödord för varje punkt.
För att förtydliga tänkte jag visa med ett exempel. I exemplet är jag en företagare som vill att en tidning ska skriva om en ny produkt jag just lanserat.
I (intention)
Jag vill att tidningen X ska författa och publicera en artikel om min nya produkt.
D.O (desired outcome)
Jag vill att tidningen publicerar en helsidesartikel om min nya produkt. Det bästa som skulle kunna hända är att det blir ett repotage på flera sidor. Få till ett möte och eventuell intervju med mig.
A (agenda)
Berätta om min produkt, fördelar jämfört med andra, nämn en unik vinkel, föreslå möte.
R (roles)
Jag är produktvecklare och har skapat en revolutionerande produkt. Motparten är journalist på tidningen X som specialiserar sig på min bransch.
T (time)
Max 10 minuter.
Genom att använda den här metoden kommer du vara säkrare i dina samtal och känna dig mer självsäker och utifrån ses som säker, stabil och välförberedd. Metoden kan även appliceras på förberedelser inför möten om du inte har så mycket tid eller bara vill göra en snabbcheck för att vara på det klara med vad mötet går ut på. I D.O ART behöver inte alls ta mycket tid utan du kan med lätthet lägga under 5 minuter och sen köra!
4 comments
Mer inlägg som det här uppskattas.
by Mikael Byström on 2010-01-13 at 12:51. #
Är teorin "I D.O ART" din egen eller finns det någon annan bakom? Googlade lite men hittade inte något konkret.
by Erik on 2010-04-26 at 13:02. #
I DO A R T har använts flitigt i Kaospilot-miljön sedan 90-talet och är snarare ett verktyg än en teori. Se det som en checklista när du förbereder dig i huvudsak för möten, men även som första skiss på större projekt eller som i exemplet här, för mindre processer som är viktiga eller upprepas ofta (telefonintervjuer, säljsamtal).
Med I DO ART tar man sig tid att förtydliga och diskutera premisserna för mötet, att tydliggöra det som man annars tar för givet. (Ofta förbereder mötesansvariga bara en agenda.) Den stora fördelen är att du får mötesdeltagare som är överens om syfte, roller och slutresultat. Med I do art blir man uppmärksam på möjligheten att optimera fler parametrar än bara agendan, till exempel för att få roligare eller mer tidseffektiva möten. Mötesledare som informerar tydligt om syfte och roller brukar åtnjuta större förtroende och därmed frihet att skapa innovativa mötesformer.
Så tänker jag och där ser jag den stora skillnaden mellan att vara den som är "möteshållare" och att agera "processledare".
by Jonas Boutani Werner on 2010-10-04 at 18:20. #
[...] är ”I DO ARRT” en mycket bra metod. Kolla in följande bloggsida för förklaring: http://www.qmg.se/hur-man-forbereder-sig-infor-telefonsamtal-och-moten/ Metoden är toppen att ha i början på ett möte för att alla ska känna sig delaktiga och på [...]
by Nyhetsbrev November | sfsh.se on 2011-11-27 at 15:19. #